Вправе ли директор подписывать первичные документы за главного бухгалтера?
Вопрос аудитору
Может ли генеральный директор подписывать документы за главного бухгалтера без доверенности, если главный бухгалтер в штате организации есть? Например, в одних бумажных УПД в строке 18 "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни" стоят фамилия, инициалы, должность и подпись генерального директора, в других – данные главного бухгалтера. Никакими приказами ответственный назначен не был.
По нашему мнению, директор вправе подписывать документы за главного бухгалтера.
Обоснуем ответ.
По законодательству без доверенности от имени организации (непосредственно на основании устава) может действовать единоличный исполнительный орган общества – его руководитель (п. 1 ст. 53 ГК РФ, ст. 32, 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Также, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. Иначе говоря, гражданское законодательство не предусматривает возможность выписывать доверенность одним лицом на самого себя, а только на другое лицо.
Полагаем, генеральный директор, если он является единоличным исполнительным органом общества, вправе подписывать документы за главного бухгалтера (например, счета-фактуры), в том числе если главный бухгалтер состоит в штате организации и на генерального директора не возложено ведение бухгалтерского учета. При этом генеральному директору не нужно оформлять на себя доверенность.
Вместе с тем можно оформить приказ, что право подписи документов за главного бухгалтера может быть предоставлено руководителю организации.
Что касается строки "Ответственный за правильность оформления хозяйственной жизни", то со стороны продавца в строке 13 указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, а также его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Лицом, ответственным за оформление сделки, может быть:
- лицо, непосредственно совершившее отгрузку (кладовщик, продавец и т. п.), этот сотрудник заполняет строку 10 УПД;
- или лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени организации (по доверенности или руководитель).