Можно ли после 01.09.2026 использовать бумажный путевой лист для списания расходов на ГСМ?
Вопрос аудитору
Сотрудники микропредприятия для поездок к контрагентам в рабочих целях используют автомобиль организации. Для списания расходов на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете используется путевой лист. Формировать электронные путевые листы после 01.09.2026 не получится, поскольку сотрудники не проходят медосмотры перед поездками и не являются водителями. Можно ли после 01.09.2026 использовать бумажные путевые листы для списания в расходы затрат на ГСМ?
Использование бумажного путевого листа не препятствует списанию расходов на ГСМ. Обоснование следующее.
Перечень электронных перевозочных документов установлен в п. 27 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее – Закон № 259-ФЗ). К электронным перевозочным документам относятся, в частности, электронные путевые листы.
Электронные перевозочные документы используются, только если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ в области транспорта предусмотрено формирование в электронной форме и направление в ГИС ЭПД.
Таким образом, само по себе включение путевого листа в перечень электронных перевозочных документов не означает, что все путевые листы с 01.09.2026 должны оформляться только в электронном виде. Согласно ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ, электронные перевозочные документы формируются участниками информационного взаимодействия в случаях, предусмотренных Законом № 259-ФЗ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ в области транспорта, и подлежат направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
С 01.09.2026 электронный путевой лист должен использоваться не во всех случаях эксплуатации автомобиля, а только тогда, когда его оформление в электронной форме прямо предусмотрено федеральным законом или иным нормативным правовым актом РФ в области транспорта. Специальное требование об использовании электронных перевозочных документов с 01.09.2026 (в том числе электронного путевого листа) прямо предусмотрено, в частности, для перевозки автомобильным транспортом отдельных видов алкогольной и спиртосодержащей продукции, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944).
В ситуациях, когда обязательное применение электронного путевого листа законодательством прямо не установлено, продолжают применяться общие правила оформления путевых листов и первичных документов. В связи с этим организация может принять решение об использовании путевых листов, оформленных на бумаге. Запрета на это в действующем законодательстве нет.
По мнению специалистов налоговых органов, организации, которые не обязаны в силу закона оформлять путевые листы, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли. Вместе с тем такие организации также вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода. Эта позиция изложена в письмах УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, Минтранса России от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис.
Таким образом, если организация продолжает оформлять путевые листы на бумаге в ситуациях, когда обязательное применение электронного путевого листа законодательством не установлено, сам по себе бумажный формат путевого листа не должен препятствовать признанию расходов на ГСМ для целей налогообложения прибыли при соблюдении требований ст. 252 НК РФ.